Письмо от руководства пришло в середине февраля: «Нужно поздравить всех женщин компании, и клиенток тоже не забудьте». Дальше это задача офис-менеджера или HR, и у неё есть всё, что бывает у обычной закупки: смета, согласование, счёт, сроки, логистика. Разница одна: результат должен порадовать людей, а отчёт подождёт.
Когда начинать готовиться
Чем больше коллектив, тем раньше стоит начать. Сначала нужен список получательниц: штатные сотрудницы, совместители, декретницы, если их принято поздравлять, клиентки и партнёрши. Потом бюджет и его согласование, выбор подарков, оплата, доставка. На каждом этапе бывают задержки: кто-то в отпуске и не подписал счёт, бухгалтерия ждёт закрывающие документы.
Если компания уже делала такую закупку в прошлом году, поднимите старую переписку. Там будут контакты поставщика, количество и, возможно, отзывы сотрудниц о подарке. Это сэкономит пару дней.
Один набор на всех или разные
Для большой компании проще одинаковый подарок. Его легко заказать, посчитать и раздать, и никто не почувствует себя обделённой. Одинаковые наборы удобно сделать узнаваемыми: открытка с логотипом компании и единым текстом поздравления.
Если в компании несколько уровней, например рядовые сотрудницы, руководители отделов и топ-менеджеры, можно выбрать две-три позиции одной линейки. Внешне они похожи, но различаются размером и составом. Так никто не получает явно «хуже», а у руководства подарок чуть солиднее.
Вкусные наборы для этой задачи подходят лучше многих вещей: их не нужно подбирать по размеру и вкусу, они быстро «расходятся» и не остаются в шкафу. Посмотрите весенние варианты в разделе подарков на 8 Марта.
Подарки для клиенток и партнёрш
Клиентам подарок выбирают с оглядкой на деловые отношения. Он должен быть приятным, но не обязывающим, без намёка на благодарность за конкретную сделку. Набор к чаю или кофе в строгой упаковке с фирменной открыткой подходит почти всем.
Если среди клиенток есть сотрудницы государственных организаций, помните про статью 575 Гражданского кодекса: обычные подарки госслужащим к праздникам допустимы стоимостью не выше трёх тысяч рублей. Для крупных клиентов из частного бизнеса можно взять набор побольше из общего каталога подарочных наборов.
Подпись на открытке лучше делать от имени руководителя или менеджера, который ведёт клиента. Подарок от «компании» без имени воспринимается холоднее.
Оплата по счёту и документы
Для корпоративного заказа удобнее всего оплата по безналичному расчёту. Мы работаем с юридическими лицами: выставляем счёт и передаём полный пакет документов, который нужен бухгалтерии для учёта. Можно оплатить и картой или наличными, если закупка идёт через подотчёт.
Согласуйте с бухгалтерией заранее, какие именно документы им нужны и в какие сроки. Это избавит от переписки уже после праздника.
Доставка в офис
Большой заказ лучше привезти в офис одной партией, за день-два до праздника. Мы доставляем по Москве и Московской области. Заранее выясните, как в вашем здании проходят курьеры: нужен ли пропуск, есть ли грузовой лифт, куда можно поставить коробки до раздачи.
Если офисов несколько, разделите заказ по адресам. А если удобнее забрать самостоятельно, есть самовывоз со склада у метро Алексеевская.
Как вручить от компании
Подарки, которые просто стоят на столах с утра, тоже приятны, но вручение от руководителя работает сильнее. Если позволяет формат, соберите сотрудниц на короткое поздравление: несколько слов от директора, подарки, чай. Десяти минут достаточно, чтобы праздник почувствовали все.
Для удалённых сотрудниц и филиалов отправьте подарки курьером и продублируйте поздравление письмом. И сохраните финальный список с адресами и количеством: в следующем марте он заметно сократит подготовку.
Вопросы и ответы
За сколько времени начинать закупку корпоративных подарков на 8 Марта?
Чем больше коллектив, тем раньше стоит начать: нужно составить список получательниц, согласовать бюджет, выбрать подарки, оплатить и организовать доставку. Задержки бывают на каждом этапе, например счёт некому подписать или бухгалтерия ждёт документы.
Если закупка уже была в прошлом году, поднимите старую переписку: там будут контакты поставщика и количество наборов.
Кого включать в список для поздравления на 8 Марта в компании?
Штатных сотрудниц и совместительниц, а также клиенток и партнёрш. Сотрудниц в декрете включают, если в компании принято их поздравлять.
Сохраните финальный список с адресами и количеством наборов. В следующем году он заметно сократит подготовку.
Лучше дарить всем одинаковые наборы или разные?
Для большого коллектива проще одинаковые: их легко посчитать и раздать, и никто не чувствует себя обделённой. Единый вид можно подчеркнуть открыткой с логотипом и общим текстом.
Если в компании несколько уровней, возьмите две-три позиции одной линейки, которые различаются размером и составом. Так у руководства набор окажется чуть солиднее, а остальным не будет обидно.
Что подарить клиенткам и партнёршам на 8 Марта?
Нужен подарок приятный, но не обязывающий: набор к чаю или кофе в строгой упаковке с фирменной открыткой подойдёт почти всем. Для крупных клиентов можно взять набор побольше из общего каталога.
Подпишите открытку именем руководителя или менеджера, который ведёт клиента: подарок от «компании» без имени воспринимается холоднее.
Сколько можно дарить сотрудницам государственных организаций?
По статье 575 Гражданского кодекса обычные подарки госслужащим к праздникам допустимы стоимостью не выше трёх тысяч рублей. Если среди клиенток есть такие сотрудницы, учитывайте это при выборе набора.
Если остаются вопросы, лучше уточнить правила у юриста вашей компании.
Как оплатить корпоративный заказ и какие документы получить?
Для юридических лиц есть безналичный расчёт с полным пакетом документов для бухгалтерии, без НДС. Если закупка идёт через подотчёт, можно оплатить картой или наличными.
Заранее выясните у бухгалтерии, какие документы нужны и к какому сроку. Для корпоративных заказов от 30 000 рублей действует скидка 20%.
Как организовать доставку подарков в офис или в несколько офисов?
Крупный заказ лучше привезти одной партией за день-два до праздника. Курьер доставляет по Москве и Московской области в выбранный интервал и звонит перед выездом, а в праздничные дни интервал может быть длиннее.
Узнайте заранее, нужен ли пропуск и есть ли грузовой лифт. Если офисов несколько, разделите заказ по адресам. Забрать наборы самостоятельно можно со склада у метро Алексеевская.
