Вам поручили организовать подарок шефу. Формально задача простая, на деле в ней десяток мелких вопросов. Сколько просить с человека, что делать с теми, кто не сдал, как выбрать подарок, чтобы потом никто не ворчал, и кто будет произносить речь. Ниже порядок действий, который помогает пройти этот путь без обид и лишней суеты.
Кто организует сбор
Лучше всего, если это один человек, которому доверяют все. Часто это офис-менеджер, помощник руководителя или самый давний сотрудник отдела. Его задача: объявить сбор, вести учёт, купить подарок и организовать вручение. Двое-трое ответственных быстро начинают спорить между собой.
Если сбор поручили вам, а вы недавно в коллективе, попросите опытного коллегу помочь с выбором и подсказать, как здесь было принято раньше. Традиции отдела важнее ваших идей.
Как собрать деньги корректно
Самая деликатная часть всей затеи касается денег. Несколько правил избавят от неприятностей:
- объявите сбор лично или в общем чате, без давления и без списка «кто ещё не сдал» на виду у всех;
- назовите рекомендуемую сумму, но дайте понять, что каждый решает сам;
- не исключайте из открытки тех, кто сдал меньше или не сдал совсем;
- ведите учёт в отдельной таблице и покажите отчёт после покупки;
- остаток денег верните или потратьте на угощение к вручению.
Сам руководитель не должен знать, кто сколько дал. Это правило важнее любого подарка.
Выбор подарка голосованием
Когда каждый вкладывается деньгами, каждый хочет участвовать в выборе. Чтобы не тонуть в бесконечном обсуждении, соберите три-четыре варианта сами и предложите проголосовать. Удобно сделать опрос в общем чате с ограниченным сроком: до среды, например.
Варианты подбирайте разные по характеру. Один практичный, один для его увлечения, один вкусный. Так у голосующих будет реальный выбор, а не три похожих ежедневника. Решающий голос, если мнения разделятся, оставьте за организатором.
Варианты общего подарка
Общий подарок от коллектива может быть заметнее, чем личный. Здесь допустимы вещи солиднее: хорошая кофемашина в кабинет, кожаный портфель, сертификат на его хобби, качественный инструмент для дачи, если он увлекается садом.
Беспроигрышный вариант, когда в голосовании нет единства: большой вкусный набор, который руководитель сможет унести домой и разделить с семьёй. Для мужчин есть наборы с сытными угощениями в разделе вкусных подарков для мужчин, а если шеф любит сладкое, смотрите в каталоге подарочных наборов. Удобно и то, что набор от коллектива не требует знания размеров и вкусов в одежде.
Открытка с подписями
Открытка у общего подарка важна не меньше самого подарка. Выберите формат побольше, чтобы хватило места всем. Пустить её по кабинетам лучше за два-три дня до праздника, тогда никто не будет писать на бегу.
Подскажите коллегам, что от них нужно: одна-две строки от себя и подпись. Так открытка не превратится в столбик одинаковых «С днём рождения!». Подходящие карточки можно заказать вместе с подарком в разделе открыток.
Сценарий вручения
Договоритесь о времени заранее: утро до планёрки или конец дня, когда все свободны. Узнайте у помощника, нет ли у шефа в этот день выездных встреч.
Сам сценарий простой. Все собираются у кабинета или в переговорной, один человек говорит короткий тост от коллектива, вручает подарок и открытку. Если остались деньги, рядом стоит торт или угощение к чаю. Вся церемония укладывается в пятнадцать минут, и руководитель может вернуться к делам.
После праздника сохраните таблицу и список вариантов. Через год, когда сбор поручат снова, половина работы уже будет сделана.
Вопросы и ответы
Сколько просить с каждого сотрудника на подарок начальнику?
Назовите рекомендуемую сумму, но дайте понять, что каждый решает сам. Объявляйте сбор лично или в общем чате, без давления и без списка тех, кто ещё не сдал. Руководитель не должен знать, кто сколько дал, и это правило важнее любого подарка.
Что делать с теми, кто не сдал деньги на подарок шефу?
Ничего не требовать и не исключать их из открытки. Тот, кто сдал меньше или вообще не сдал, всё равно подписывает общую открытку. Не вывешивайте список «кто ещё не сдал» на виду у всех, а остаток денег верните или потратьте на угощение к вручению.
Кто должен организовывать сбор и покупку подарка руководителю?
Лучше один человек, которому доверяют все: офис-менеджер, помощник руководителя или самый давний сотрудник. Если ответственных двое-трое, они быстро начинают спорить. Если сбор поручили новичку, пусть попросит опытного коллегу подсказать, как в отделе делали раньше.
Как выбрать подарок, чтобы потом никто не ворчал?
Подберите три-четыре варианта сами и предложите проголосовать в общем чате с ограниченным сроком, например до среды. Варианты берите разные по характеру: практичный, под его увлечение и вкусный. Если мнения разделятся, решающий голос оставьте организатору.
Что подарить шефу от коллектива, если в голосовании нет единства?
Хороший компромисс — большой вкусный набор, который руководитель унесёт домой и разделит с семьёй. Для него не нужно знать размеры и вкусы в одежде. Подобрать сытные или сладкие наборы можно в каталоге Basket gift, а индивидуальную корзину под пожелания собирают дизайнеры по запросу на info@basketgift.ru.
Как сделать открытку с подписями, чтобы она не получилась формальной?
Возьмите формат побольше, чтобы хватило места всем, и пустите её по кабинетам за два-три дня до праздника. Попросите каждого написать одну-две строки от себя, а не только подпись. Тогда открытка не превратится в столбик одинаковых «С днём рождения!».
Как провести вручение подарка начальнику, чтобы уложиться по времени?
Договоритесь о времени заранее: утро до планёрки или конец дня, и уточните у помощника, нет ли у шефа выездных встреч. Все собираются у кабинета или в переговорной, один человек произносит короткий тост, вручает подарок и открытку. Вся церемония занимает около пятнадцати минут.
