Если вы в отделе кадров или закупок, новогодние подарки ложатся на вас каждый год. Список сотрудников, список клиентов, согласование бюджета с руководством, счета, доставка по нескольким адресам. Сделать это в последние две недели декабря можно, но нервов уйдёт много. Ниже план, который помогает пройти этот путь спокойно.
Когда начинать: сроки для компании
Корпоративная закупка требует больше времени, чем личная. Нужно согласовать бюджет, выбрать поставщика, утвердить состав подарков, пройти внутреннее согласование счёта, дождаться оплаты и только потом получить заказ. Каждый этап съедает дни.
Разумно начинать в октябре или в начале ноября. К этому времени понятен бюджет на следующий год, а у поставщиков ещё нет предпраздничной загрузки. Если в компании есть брендированная упаковка или вкладыши с логотипом, закладывайте время и на их изготовление.
Составьте календарь с датами: когда утверждаем список, когда выбираем подарки, когда оплачиваем, когда раздаём. Повесьте его на видном месте или отправьте ответственным.
Подарки сотрудникам и партнёрам: разница
Подарок сотруднику говорит «спасибо за год». Он должен быть приятным, одинаковым для всех на одном уровне и не вызывать вопросов о справедливости. Если кому-то положен подарок побольше, например руководителям отделов, правило должно быть понятным.
Подарок партнёру или клиенту работает на отношения компании. Он должен выглядеть представительно и вписываться в деловой этикет. Важно учитывать, что госслужащим в связи с должностью можно дарить только обычные подарки стоимостью до трёх тысяч рублей, а у многих крупных компаний есть свои внутренние правила о подарках. Уточните их заранее, чтобы подарок не вернули.
Новогодние наборы для коллектива
Готовые наборы решают сразу несколько задач. Их не нужно комплектовать вручную, они уже упакованы и выглядят празднично. Для коллектива удобно выбрать один-два варианта: основной для всех сотрудников и чуть больше для руководителей.
Посмотрите новогодние подарочные наборы: там есть сладости, чай, кофе в зимнем оформлении. Если праздничная тематика не нужна, например для клиентов из разных культур, выберите нейтральный вариант из общего каталога подарочных наборов. Корпоративный заказ на весь коллектив можно оформить одним разом.
Учтите состав. В коллективе почти всегда есть люди с аллергией, диабетом или ограничениями в питании. Проще заранее спросить, нужен ли кому-то особый набор, чем потом разбираться с обидами.
Закрывающие документы для бухгалтерии
Для бухгалтерии важно, чтобы закупка прошла чисто. Работайте с поставщиком, который выставляет счёт на юрлицо и предоставляет полный пакет закрывающих документов. Мы работаем с юрлицами именно так: оплата по счёту и полный пакет документов.
Заранее уточните у своего бухгалтера, как подарки будут отражаться в учёте и нужны ли ведомости о получении подарков сотрудниками. Это проще решить до закупки, чем собирать подписи в последний рабочий день.
Доставка по офисам
Если у компании несколько офисов или складов, составьте таблицу адресов с количеством наборов и контактом получателя в каждой точке. Это главный документ для доставки, и от его точности зависит, приедут ли подарки вовремя.
Доставка работает по Москве и Московской области. Если удобнее забрать заказ самим, есть самовывоз со склада у метро Алексеевская. Для партнёров в других местах подарки можно отправить курьерской службой из вашего офиса.
Открытки от компании
Подарок без подписи выглядит безлико. Приложите к каждому набору открытку от компании. Для сотрудников текст может быть тёплым, с благодарностью за конкретный год и пожеланием на следующий. Для партнёров он строже, от имени руководителя, с упоминанием совместной работы.
Открытки можно заказать вместе с наборами, и всё приедет одной доставкой. Если хотите, чтобы руководитель подписал их от руки, закладывайте на это пару дней: подписывать сотню открыток за один вечер никто не любит.
Вопросы и ответы
Когда нужно начинать закупку новогодних подарков для компании?
Разумно начинать в октябре или в начале ноября: к этому времени понятен бюджет, а у поставщиков ещё нет предпраздничной загрузки. Корпоративная закупка проходит согласование, выбор состава, оплату по счёту и получение заказа, и каждый этап занимает дни. Для брендированной упаковки закладывайте время на изготовление.
Чем подарок сотруднику отличается от подарка партнёру или клиенту?
Сотруднику подарок говорит «спасибо за год»: он должен быть приятным и одинаковым для всех на одном уровне. Если руководителям положен подарок побольше, правило должно быть понятным. Партнёру подарок должен выглядеть представительно и вписываться в деловой этикет.
Можно ли дарить подарки госслужащим?
Только обычные подарки стоимостью до трёх тысяч рублей, если дарится в связи с должностью. У многих крупных компаний есть и свои внутренние правила о подарках. Их стоит уточнить заранее, чтобы подарок не вернули.
Как учесть аллергии и ограничения в питании сотрудников?
В коллективе почти всегда есть люди с аллергией, диабетом или ограничениями в питании. Проще заранее спросить, нужен ли кому-то особый набор, чем потом разбираться с обидами. Состав каждого набора указан в карточке, точные данные об аллергенах можно уточнить по e-mail до заказа.
Какие документы нужны бухгалтерии при корпоративной закупке?
Нужен поставщик, который выставляет счёт на юрлицо и предоставляет полный пакет документов. В магазине для юрлиц доступен безналичный расчёт при полном пакете документов, без НДС. Заранее уточните у своего бухгалтера, как подарки отражаются в учёте и нужны ли ведомости о получении.
Как организовать доставку подарков по нескольким офисам?
Составьте таблицу адресов с количеством наборов и контактом получателя в каждой точке: от её точности зависит, приедут ли подарки вовремя. Курьер доставляет по Москве и Московской области, перед выездом звонит. Можно также забрать заказ самовывозом со склада.
Есть ли скидка на корпоративные заказы?
Для корпоративных заказов от 30 000 руб. действует скидка 20%. Заказ на весь коллектив можно оформить за один раз, а для разных групп получателей выбрать разные наборы: основной для сотрудников и более представительный для руководителей.
